Excelで資料を印刷したとき、こんなトラブルに遭遇したことはありませんか？
表の一部が切れてしまっている。。
とか、
タイトル行が2ページ目以降に表示されない。。
など。。
実はこれ、設定をちょっと見直すだけで簡単に解決できる問題ばかりです。
この記事では、Excel印刷の“見た目が崩れる”代表的なトラブルとその原因・解決方法を、実務視点でわかりやすく解説します。
表が切れてしまっている → 1枚で印刷したい
印刷しようとすると、表や文字がはみ出て1枚に収まっていないときってありますよね。
これ、1枚で印刷したいんだけどな～
と思ったとき、簡単に1枚印刷の設定をする方法を紹介します。
「ファイル」タブより
・「印刷」より、「拡大縮小なし」→「シートを1ページに印刷」に変更
すると、1ページに収めることができます。
- 1枚に収めたときに「表示がちょっと小さいな..」と思うときは、余白の幅を狭くすると少し拡大することができます。
- 余白は、「ページ設定」→「余白」で調整することができます。
タイトル行が2ページ目以降に表示されない
複数ページにわたる表を印刷するとき、タイトル行が1枚目にしか表示されないから、2枚目以降は何の項目か分かりにくくなってしまいますよね。。
これじゃ何の項目か、ぱっと見分かりにくいから何とかしたいな～
ということがあると思います。
実は、タイトル行を2ページ目以降に反映・印刷することが可能です。
例えば1行目の項目を、2ページ目以降にも印刷したい場合、
「ページレイアウト」タブより
・「印刷タイトル」より、「タイトル行」に「$1:$1」を設定
すると、2ページ目以降でも印刷することができます。
こちらの記事で詳しく紹介しておりますので、ぜひチェックしてみてください♪
改行されたセルが途中で切れて印刷されてしまう
印刷したときに、
あれ？文字が切れちゃってる。。
ということ、ありませんか？
印刷の二度手間にもなるので、どうにかしたいですよね。。
文字や数値がセルより長かったりすると、文字が切れたり、見づらい状態で印刷されてしまいます。
それを防ぐ簡単な方法を紹介します。
セル内で折り返して、全体を表示する方法
セル内で文字・数字を折り返して表示させる方法です。
セルの幅は変わりませんが、折り返して表示するため、行の高さが変わります。
「セルの書式設定」より
・「配置」タブより、「折り返して全体を表示する」にチェック
すると、セル内の情報がちゃんと表示されます。
- 見た目だけでなく、実際にセル内で改行する場合は、「Alt」+「Enter」キーとなります。
セル内を縮小して、全体を表示する方法
セルの幅・高さは変えずに、セル内の文字・数字の大きさを調整する方法となります。
「セルの書式設定」より
・「配置」タブより、「縮小して全体を表示する」にチェック
すると、セル内の情報がちゃんと表示されます。
ダブルクリックで、行・列の幅を広げる
ダブルクリックで、列・行自体を広げてしまうという手もあります。
例えばセルB2のセル列幅を広げたい場合、B・C列の間にカーソルを合わせると、下のような矢印アイコンが表示されます。
そこでダブルクリックすると、列幅がちょうどいい感じに広がります。
- 「Alt」キーを押しながら「H」→「O」→「I」と押すことでも、列幅を拡大・縮小することができます。
- 行幅を変更するときは、「Alt」キーを押しながら[H」→「O」→「A」を押します。
表が中央に印刷されない/左右どちらかに寄る
そのまま印刷しようとすると、表が左側に寄っているので、
ちょっと見た目のバランスが悪いな。。
と思うときもありますよね。
実はページ設定をすることにより、こちらの問題を解決することができます。
「ページ設定」より
・「ページ中央」より、「水平」・「垂直」にチェック
すると、レイアウトが中央に表示されます。
- 「水平」のみチェックすると、左右方向で中央に表示されます。
- 「垂直」のみチェックすると、上下方向で中央に表示されます。
特定部分を印刷したいが、ページ全体が印刷されてしまう
この部分だけ印刷したいんだけど、どうしてもページ全体が印刷されてしまう。。
というときありますよね。
実は、選択した部分のみ印刷する方法があります。
「ページレイアウト」タブより
・「印刷範囲」より、「印刷範囲の設定」を選択
すると、選択した部分のみ印刷することができます。
- 「表示」タブから、「改ページプレビュー」で表示される青線の範囲を変更することでも可能です。
まとめ：印刷トラブルは設定でほぼ解決できる！
印刷時に見た目が崩れてしまう原因は、「印刷範囲」「改ページ」「余白」「セルの設定」など、ちょっとした設定ミスがほとんどです。
この記事で紹介したトラブルと対処法を押さえておけば、
・毎回印刷で悩む時間を短縮できる。
・PDF出力でもレイアウト崩れが起きにくくなる。
・他の人にも「資料が見やすい！」と評価されやすくなる
はずです！
印刷設定を制する者は、Excel業務を制する！
印刷で困ったときは、ぜひ参考にされてください。
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また、質問やこんな方法を紹介してほしい！などありましたら、お気軽にコメントしてください。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました！
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